עוד יום עבודה בסוכנות הרכב. עוד יום בו יש עובדים שיושבים במשרד ויש עובדים שיוצאים לשטח. יש עובדים שמגיעים בבוקר ועוזבים בערב ויש עובדים שמגיעים רק בעת הצורך. מכאן שאתם כמנהלי הסוכנות נדרשים לעקוב אחר שעות הפעילות באופן מסודר, וזאת כדי שבסוף החודש תוכלו להוציא תלוש משכורת בצורה יעילה ושמשקפת מציאות, ובין היתר גם כדי שתזכו להסיק מסקנות שיסייעו לייעל את סך ההתנהלות העסקית. לאור כל זאת אם מבקשים סיוע מקצועי, טוב להכיר כלי ייעודי – שעון נוכחות לעובדים.
עזרים מסייעים
יודעים להציע ללקוחות עסקאות טרייד אין ומבצעים שווים, אך מתקשים להציע לעובדים שקיפות מלאה לצד תחושת סדר ואמינות? הגיע הזמן לגלות שממש כפי שהקדימה הוסיפה למשוואה כלי רכב היברידים, כך גם הקידמה הוסיפה לתחום הנהלת החשבונות עזרים דיגיטליים מתקדמים, ממש כמו שעון נוכחות. מה זה שעון נוכחות עובדים? ובכן מדובר בכלי פשוט ליישום שמסייע לנהל את העסק באופן שוטף ומדויק. כיצד זה בדיוק עובד ומדוע מדובר בכלי אידאלי גם עבור מקום עבודה כגון סוכנות רכב? יש כמה דברים שגם אתם כמנהלים צרכים ללמוד!
מכל מקום לצד אפס טעויות אנוש
שעון נוכחות מוציא מהמשוואה מגוון מכשירים ייעודיים. מכשירים יקרים ויחסית מסורבלים לשימוש. מדובר בתוכנה חכמה שמאפשרת לדווח שעות מכל מקום רצוי ולצד אפס טעויות אנוש. מכאן שאין זה משנה אם הסוכן שלכם נפגש עם לקוח באמצע הדרך, אם עובד מנהל שיחות מכירה מהבית, או אם המזכירה עובדת מהמשרד, וזאת כי מדובר בשעון נוכחות דיגיטלי שמאפשר לדווח שעות עבודה באמצעות התממשקות פשוטה לאפליקציה, אם כי גם דרך המחשב השולחני ההתממשקות אפשרית – עניין של בחירה. באמצעות שעון נוכחות העובדים זוכים "לדפוק כרטיס" באופן נוח ויעיל. כמו כן, מעבר לדיווח שעות, העובדים זוכים לדווח אודות אופי הפעילות, כך שבין היתר ניתן לעקוב אחר הספק ואופי העבודה.
מעקב נוח אחר פעילות העובדים והלקוחות
מעבר לעובדה שהשעון מאפשר להבין כמה שעות כל עובד עובד, מהיכן הוא עובד, וכיצד תרם לעסק, שעון נוכחות גם מסייע לעבוד מול הלקוחות והספקים השונים. כך למשל אם לקוח שכר רכב למשך חצי יממה, ניתן לתעד את זמן השכרת הרכב במערכת, ואת השעות שנצברו להסב לכדי חשבונית מסודרת. חשבונית שתועבר באופן נוח ויעיל לידי הלקוח. כמו כן, יש להבין שהחשבונית מסייעת לבצע מעקב נוח לא רק אחר שעות הנוכחות, אלא גם אחר אופי הפעילות. נוסף לכך, ניתן לגזור מהתוכנה מידע אודות היחס בין תאריכים עמוסים לשעת עבודה ואף אלו משימות מבצעים העובדים השונים, כך שבין היתר זוכים להימנע מאבטלה סמויה.
פרמטר נוסף – דיווח הוצאות
"דיווח הוצאות" מהווה פרמטר נוסף שקיים בשעון נוכחות. מדובר באופציה שמאפשרת לעקוב בנוחות אחר רישום ההוצאות שמשפיע על חיוב הלקוחות. כך למשל אם הלקוח שכר את הרכב למשך יומיים ובין היתר החזיר את הרכב ללא מיכל דלק מלא, הרי שניתן תחת הקטגוריה של "דיווח הוצאות" להכניס את מרכיב הדלק למשוואה, ובכך לעדכן את החיוב.
מתייעלים!
לסיכום נציין ששעון נוכחות מהווה חלק מהותי מיעילות העסק. מאפשר לעובדים לשדר שעות עבודה מכל מקום, כך שאם לפעמים לא נמצאים בסוכנות, אלא יוצאים עם הרכב לנסיעת מבחן או לנקודת המסירה, אין זה כלל משנה. כמו כן, אם מבקשים לעקוב אחר סך ימי השכרת הרכב ולשלוח חשבונית מסודרת, הרי ששוב מדובר בכלי יעיל ביותר. פה ראוי לציין ששעון נוכחות הוא רק כלי אחד מבין מגוון כלים דיגיטליים נוספים שמסייעים להתנהלות התקינה של העסק, כך ששווה לשקול לשלב תוכנה זו עם מגוון תכנות משלימות, דוגמת תוכנה לניהול הוצאות ותוכנה לסליקת כרטיסי אשראי.
